Word is meer dan een typemachine

Als je Word slim gebruikt, kan het je enorm veel werk uit handen nemen!

Ik heb anders best vaak ruzie met Word

Dat snap ik! Word kan je soms tot wanhoop drijven. Het lijkt volledig zijn eigen gang te gaan en doet niet wat jij wilt. Je bent (te) veel tijd kwijt aan de opmaak van je document, terwijl je eigenlijk met de inhoud bezig moet zijn.

Toch kan Word, ondanks zijn eigenaardigheden, je een hoop werk uit handen nemen.

Hoe dan?

Het aller-, aller-, aller-belangrijkste is gebruik maken van stijlen. Hiermee geef je Word een bak aan informatie waar het later mee aan de slag kan. Met stijlen zorg je ervoor dat je je hele document snel en eenvoudig uniform kan opmaken.

Alle onderdelen met dezelfde stijl, krijgen dezelfde lay-out. Maar dat is nog maar het begin. Door met stijlen te werken, kan je gemakkelijk een inhoudsopgave genereren, zet je hoofdstuktitels in de voettekst van je document en wordt navigeren door je document een eitje.

Wil je hier meer over weten? Ik kan je deze en meer basistechnieken leren, waarmee Word ook voor jou gaat werken!

Oké, maar daar heb ik niet zo’n zin in…

Geen probleem. Als je mij een document toestuurt, maak ik er een mooi geheel van, inclusief logo’s, paginanummering, inhoudsopgaven, index et cetera. Vooral tekstschrijvers vinden dit een fijne service. Zij zorgen voor inhoudelijk goede teksten, waarna ik ervoor zorg dat het er ook nog strak uitziet én blijft zien.

Maak je ook sjablonen?

Jazeker! Sjablonen zijn super handig. De structuur en de opmaak van je documenten zijn al klaar. Jij hoeft alleen nog maar de inhoud toe te voegen.

De mogelijkheden voor Wordsjablonen zijn talloos. Veel voorkomende sjablonen:

  • Briefpapier met volgpapier, inclusief lettertypen
  • Briefpapier met volgpapier inclusief briefopmaak (adresblok, betreft, aanhef, e.d.) en lettertypen
  • Rapporten met voorblad, inhoudsopgave, paginanummering en lettertypen
  • Posters, flyers of uitnodigingen met herbruikbare tekstblokken en flexibele afbeeldingen

Meestal maak ik sjablonen in samenwerking met grafisch ontwerpers. Zij zorgen voor een mooi ontwerp, ik voor het praktisch gebruik.

  • Opmaak documenten

    Jaarverslagen, rapporten, Q&A documenten worden opgemaakt met de juiste lettertypen, kleuren, instellingen en stijlen.

  • Sjablonen

    Van een eenvoudig briefpapier tot uitgebreid sjablonensysteem met meerdere documenten, aangepast menu, invulschermen en vestigingen.

  • Training

    Zelf handiger worden in Word d.m.v. een korte training.

  • Huisstijl

    Sjablonen voor rapporten, flyers, offertes, naamkaartjes en nog veel meer.

Excel is meer dan een rekenmachine

Ja, Excel kan geweldig goed rekenen! Maar het kan ook zo verschrikkelijk veel meer dan dat. Waar een rekenmachine een uitkomst geeft die je zelf elders weer moet gebruiken, kan Excel ingevoerde en berekende gegevens organiseren, structureren en op heel veel verschillende manieren weergeven. Maandelijkse managementrapportages met kengetallen, tabellen en grafieken zijn hier een mooi voorbeeld van.

Maar dat kost toch heel veel tijd?

Het opzetten van een goede rapportage kan een flinke klus zijn, maar als het eenmaal staat, hoef je alleen nog elke keer de nieuwe gegevens toe te voegen en doet Excel verder de rest. Eindeloos heen en weer kopiëren, knippen en plakken van gegevens is niet meer nodig!

Is dat ingewikkeld?

Ja en nee. Met een paar basisprincipes is het al heel snel mogelijk om efficiënte Excel-rapportages te maken. Maar veel hangt natuurlijk af van de complexiteit van de bestanden. En soms is het nodig om Excel een handje te helpen door te programmeren. En daar wordt het wel ingewikkeld.

Kan je het mij ook leren?

Als je nog niet zo bekend bent met Microsoft Excel kijken we eerst waar je het eigenlijk voor wilt gebruiken. Welke basiskennis heb je daarvoor nodig? Hoe pas je die vervolgens toe?

Maar ook als je al een ervaren Excelgebruiker bent kan ik je helpen. Want het kan vaak sneller en efficiënter. Goed doordachte formules en een logische structuur kunnen je enorm veel tijdwinst opleveren. Op basis van eerder door jou gemaakte Excelsheets kan ik zien hoe je nu werkt en waar nog winst valt te halen.

Ik hoef het niet zo nodig zelf te kunnen!

Ook prima. Ik kan ook bestanden voor je maken of aanpassen. Omdat er fouten ingeslopen zijn, of omdat je het idee hebt dat het beter kan? Of moet je grafieken aanleveren voor een jaarverslag maar krijg je de data net niet zo gepresenteerd als je wilt?

Contact

Neem voor al je Excel-vragen contact met me op. Soms kan ik je direct een antwoord geven en kan je zelf weer verder. Maar als je meer ondersteuning nodig hebt maken we een afspraak en overleggen we de mogelijkheden.

Ik kan je bijvoorbeeld helpen met:

  • een goede structuur aanbrengen waardoor je sheets overzichterlijker én betrouwbaarder worden
  • grote hoeveelheden data samenvatten voor bijvoorbeeld managementrapportages of jaarverslagen
  • grafieken maken die net dat beetje extra informatie geven
  • (ingewikkelde) formules begrijpelijk maken

  • Opzet complexe documenten

    Ingewikkelde documenten met of zonder geautomatiseerde toepassingen.

  • Sjablonen

    Voor bijvoorbeeld facturen, uren-/km-registratie of vragenlijsten.

  • Training

    Zelf handiger worden in Excel d.m.v. een korte training. Gebaseerd op je eigen bestanden.

PowerPoint is meer dan een schoolbord

Een goede PowerPointpresentatie ondersteunt je verhaal en leidt niet af van de inhoud. Maar hoe bereik je dat?

Een goed ontwerp met helpt. Maar ook het juiste gebruik van de presentatie maakt het verschil. Weten hoe je moet navigeren zonder je publiek mee te laten kijken in de ontwerpmodus bijvoorbeeld.

Een goed ontwerp, hoe kom ik daaraan?

Ik kan een sjabloon voor je maken. Dat doe ik meestal in samenwerking met de grafisch ontwerper die ook je huisstijl heeft gemaakt. Zo’n sjabloon bevat een aantal standaard dia’s zoals een titelpagina, tekst met opsommingen, tekst met afbeelding of grafiek en een afsluitende dia. Je kleuren, lettertypes, logo en andere huisstijlelementen worden hierin meegenomen. Hiermee heb je een goede basis voor alle presentaties die je maakt.

Bij een wat ingewikkelder ontwerp zorg ik ook voor wat informatiekaders met tips&tricks.

En dan?

Soms is een sjabloon genoeg en kan je daarmee prima verder. Maar veel mensen weten eigenlijk niet hoe ze optimaal gebruik kunnen maken van PowerPoint tijdens een presentatie. En dat is jammer.

Met een korte training kan ik je op weg helpen om Powerpoint beter in te zetten. Onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn:

  • Gebruik maken van de structuur van PowerPoint
  • Hergebruik van dia’s uit andere presentaties
  • Filmpjes, foto’s, geluiden, linkjes  en grafieken invoegen
  • PowerPoint als ondersteuning van je presentatie of als automatische slideshow
  • Foto-albums
  • Hulpmiddelen tijdens je presentatie
  • Handouts en notities

Kan je de presentatie voor me maken?

Natuurlijk, ik kan je ook het werk uit handen nemen. Jij bepaalt de inhoud, ik zorg voor de PowerPointpresentatie (inclusief de handouts). En ik geef je tips waardoor je bijvoorbeeld soepeler door je presentatie navigeert (zonder dat de zaal met je meekijkt). Moet het een hele fancy presentatie zijn? Dan roep ik de hulp in van een ontwerper.

Maak je ook Prezi’s?

Nee, Prezi’s zijn niet mijn ding, daarvoor moet je bij anderen zijn. Ik kan je wel doorverwijzen naar iemand die dat wel doen.

  • Sjabloon in je huisstijl

    Een sjabloon met de opmaak voor een aantal standaard dia’s, voorbeeld dia’s en uitleg waar nodig.

  • Presentatie maken

    Presentatie opzetten in jouw huisstijl. Meestal op basis van een ontwerp van een grafisch ontwerper.

  • Training

    Korte training over het opzetten én de weergave van je presentatie.

Invulbaar pdf - de vreemde eend in de bijt

Ik wil een invulbaar pdf laten maken, kan dat?

Ja, dat kan. Maar ik moet er meteen bij zeggen dat ik dan eerst met je ga bespreken of een pdf inderdaad de beste oplossing voor je is.

Hoezo?

Hoewel een invulbaar pdf heel handig kan zijn, heeft het ook een aantal nadelen. Daarom bekijk ik altijd op basis van je vraag of een pdf handig is. Soms is het beter om een formulier op je website te (laten) maken, of een goed beveiligd Word- of Exceldocument te gebruiken.

Maar voor welke oplossing we ook kiezen, ik zorg in ieder geval voor een formulier dat er netjes uit blijft zien en dat eenvoudig is in gebruik.

  • Invulbaar pdf

    Vooral geschikt voor intern gebruik.

  • Invulformulieren in Word

    Formulieren met veel tekst en selectievakjes of keuzelijstjes zoals intakeformulieren van coaches en therapeuten.

  • Invulformulieren Excel

    Formulieren waar berekeningen een belangrijk onderdeel vormen. Bijvoorbeeld uren-/kilometerregistratie of bestelformulieren.