Documenten opmaken

Regelmatig sturen klanten mij een document toe met de vraag of ik het ‘even’ wat netter wil opmaken. Dat doe ik uiteraard graag, het is tenslotte mijn vak.

Het document dat ik ontvang is vaak al opgemaakt met nette vette kopjes, genummerde hoofdstukken, opsommingen en een inhoudsopgave. Nog even doorheen lopen en terugsturen, zou je denken.

Bij nadere bestudering blijken er drie verschillende lettertypes gebruikt te worden, is de regelafstand niet overal hetzelfde, ontbreken in de inhoudsopgave twee hoofdstukken en kloppen de paginanummers niet meer. Verplaats je een hoofdstuk, dan klopt deze nummering ook niet meer.

En dan kost het best veel tijd om er een mooi geheel van te maken. Tenminste, als je geen stijlen gebruikt.

Stijlen?

Stijlen. Wat mij betreft de basis van Word. Stijlen geven je structuur aan je document. Met stijlen, mag je, nee móet je, ieder stukje tekst in een hokje stoppen. Alle teksten die bij elkaar in één hokje zitten, gedragen zich hetzelfde, zien er identiek uit en hebben hetzelfde niveau. Dat klinkt een beetje eng, maar als het gaat om stukken tekst is het heel fijn en overzichtelijk.

Want? 

Door ieder stuk tekst in een hokje te stoppen, hoef je er zelf niet meer over na te denken hoe het zich moet gedragen en hoe het eruit moet zien. Dat wordt namelijk bepaald door de stijl, het hokje waar het in zit.

Hoe dan?

Als  ik een document krijg van een klant, begin ik met alles in hokjes te stoppen: ik geef ze een stijl mee. Oké, jij bent standaardtekst, jij een hoofdstuktitel, jij bent duidelijk een quote en dit lijkt me een paragraaftitel. Hé, jij ziet eruit als een subparagraaf, maar volgens mij ben je dat niet.

Zo loop ik het hele document door, totdat alle onderdelen benoemd zijn. Daarna ga ik per stijl aangeven hoe deze eruit moet zien. Als ik de stijl verander, veranderen alle stukken tekst die deze stijl hebben vanzelf mee.

Handig! Maar onmisbaar?

Een groot voordeel zit hem in een consequente opmaak. Dus bijvoorbeeld alle hoofdstuktitels even groot, alle opsommingen op dezelfde lijn ingesprongen of alle quotes gecentreerd, groen en met een mooi kader eromheen.

Belangrijker is nog dat Word, zonder dat het de tekst snapt, voor je aan het werk kan gaan met je document. Word kan dankzij stijlen heel eenvoudig

• een inhoudsopgave genereren;
• hoofdstukken, paragrafen en sub-paragrafen nummeren;
• een navigatiescherm tonen dat werkt als een soort inhoudsopgave en waarmee je razendsnel door het document kan springen, maar ook heel makkelijk hele hoofdstukken kan verplaatsten zonder lappen tekst te hoeven selecteren.

Dat wil ik wel!

Dat hoopte ik al! Bekijk hoe je stijlen kan toepassen en probeer het eens uit. Ervaar hoe Word ook voor jou kan werken!

Wil je meer weten over de mogelijkheden van werken met stijlen? Laat dan een reactie achter of neem contact met me op!